โปรโตคอลใหม่ สำหรับการประชุมออนไลน์

การประชุมออนไลน์ เป็นวิธีการสื่อสาร ที่มีลักษณะเฉพาะ คือ การแบ่งปันข้อมูลภาพ และเสียงระหว่างผู้คนจำนวนมาก ที่อยู่ในสถานที่ห่างไกล ต่างจากการโทร ที่ใช้ข้อมูลเสียง เพียงอย่างเดียว เรามาดูว่า ผู้คนมีส่วนร่วม และใช้ประโยชน์ จากการประชุมออนไลน์อย่างไร

ต่อหน้า กับ ออนไลน์: การประชุม รู้สึกแตกต่างอย่างไร

เราถามพนักงาน 500 คนว่า พวกเขารู้สึกเป็นหนึ่งเดียว กับเพื่อนร่วมงาน มีสมาธิ ฯลฯ มากเพียงใดระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัว และแบบออนไลน์ตามลำดับ ผลลัพธ์แสดงให้เห็นว่า ผู้คนรู้สึกถึงอารมณ์ดังกล่าวมากขึ้น ระหว่างการประชุมแบบพบปะกันต่อหน้า (รูปที่ 1) ดูเหมือนว่า อารมณ์ที่หลากหลายจะถ่ายทอดในการประชุมออนไลน์ได้ยากกว่า การถ่ายทอดต่อหน้า ผลลัพธ์ไม่ได้อยู่ที่ว่า การประชุมออนไลน์จะดี หรือไม่ดี แต่อยู่ที่ว่า เราอาจยังไม่สามารถใช้ เครื่องมือที่สะดวกสบาย ดังกล่าว เพื่อประโยชน์ของเราได้

ไอเดีย สำหรับการประชุมออนไลน์

การประชุมออนไลน์ มีการสื่อสารน้อยกว่า เมื่อเทียบกับการประชุมแบบพบปะกัน แล้วผู้คนทำอะไรบ้าง เพื่อเอาชนะอุปสรรคดังกล่าว? ตัวอย่างเช่น เราเริ่มโทรศัพท์ด้วยการพูดว่า “โมชิ-โมชิ (สวัสดี)” ซึ่งเราไม่ได้ใช้ในการสนทนาประจำวัน ในทำนองเดียวกัน ผู้คนเกิดแนวคิด และเปลี่ยนวิธีการพูดของเรา ด้วยความพยายามที่ จะอำนวยความสะดวก ในการสื่อสารระหว่างการประชุมออนไลน์

ในการวิจัยร่วมกัน ที่กล่าวถึงข้างต้นระหว่าง โอคามูระ และมหาวิทยาลัย โตโฮคุ เราได้ระบุแนวคิด 20 แนวคิด (แนวคิดที่เป็นภาพ 6 แนวคิด แนวคิดเกี่ยวกับหู 7 แนวคิด และแนวคิดด้านการสื่อสาร 7 แนวคิด) ที่ใช้ในระหว่าง การประชุมออนไลน์ และตรวจสอบว่า ผู้คนคำนึงถึงแนวคิด เหล่านั้นมากน้อยเพียงใด (รูปที่ 2) จากผลการวิจัยพบว่า แต่ละคนให้ความสนใจโดยเฉลี่ยประมาณ 9 ด้าน ในขณะที่เข้าร่วม เราเห็นได้ว่า ผู้คนพยายามทำสิ่งต่างๆ มากมาย เมื่อเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ ในทางกลับกัน เราพบว่าผู้คนประมาณ 15% ไม่ได้ใช้ความพยายามเป็นพิเศษใดๆ เมื่อเข้าร่วมการประชุมออนไลน์

ในหน้าถัดไป เราจะมาดูแง่มุมต่างๆ ที่มากกว่าครึ่งหนึ่ง ของผู้ตอบแบบสอบถาม ที่กล่าวว่า พวกเขาให้ความสนใจเป็นพิเศษ จากแนวคิด 20 ประการที่แสดงในรูปที่ 2

ด้านที่คนส่วนใหญ่ ให้ความสนใจเป็นพิเศษ

แนวคิดด้านภาพ เพียงอย่างเดียวที่ใช้ คือ การแชร์เนื้อหาบนหน้าจอ หลังจากนี้ ลักษณะทางหู ที่ผู้ตอบแบบสอบถามให้ความสนใจ คือ ระดับเสียง ความเร็ว ลักษณะการพูด และการหลีกเลี่ยงการพึมพำกับตัวเอง ผู้คนให้ความสนใจกับ แง่มุมด้านการสื่อสารมากที่สุด เช่น การเรียกชื่ออีกฝ่าย การเสนอคำอธิบาย ที่เหมาะกับอีกฝ่าย การยืนยันความตั้งใจ ของอีกฝ่าย การกระตุ้นให้อีกฝ่ายหนึ่ง แสดงความคิดเห็น และเลือกว่า จะพูดเมื่อใด

กล้องสร้างความแตกต่าง ระหว่างการโทรวิดีโอ หรือไม่?

แนวคิดเกี่ยวกับการนำเสนอด้วยภาพ สามารถทำได้ด้วยความช่วยเหลือของกล้องเท่านั้น หากเป็นเช่นนั้น การเปิด หรือปิดกล้องระหว่างการประชุมออนไลน์ จะสร้างความแตกต่างในการสื่อสาร หรือไม่

ก่อนอื่น เมื่อถามเกี่ยวกับสถานะของกล้อง ในการประชุมออนไลน์ คำตอบที่พบบ่อยที่สุด คือ กล้องจะเปิดไว้ทั้งผู้ตอบ และอีกฝ่ายเมื่อจำเป็น (รูปที่ 4) คำตอบที่พบบ่อย เป็นอันดับสองที่ 20% คือ กล้องยังคงปิดอยู่ สำหรับทั้งสองฝ่าย และ 15% ของผู้ตอบแบบสำรวจตอบว่า กล้องยังคงเปิดอยู่ สำหรับทั้งสองฝ่าย จากผลลัพธ์นี้ เราอาจคาดเดาได้ว่า ผู้คนต้องการให้กล้องอยู่ในสถานะเดียวกัน สำหรับทั้งสองฝ่าย

หากเป็นเช่นนั้น สภาพจิตใจของผู้เข้าร่วมประชุม จะเปลี่ยนไปหรือไม่ ขึ้นอยู่กับว่ากล้องเปิด หรือปิดอยู่ (รูปที่ 5) ประการแรก เมื่อดูระดับสมาธิ ที่ผู้คนรู้สึก เราจะเห็นว่า คนที่ถือกล้องมีสมาธิดีที่สุด ในระหว่างการประชุม ในทางกลับกัน น้อยกว่า 30% ของผู้ที่ไม่ถือกล้อง กล่าวว่าพวก เขาสามารถมีสมาธิได้

การตรวจสอบผลกระทบที่กล้องมี เมื่อเปิดเครื่อง

ในทำนองเดียวกัน เมื่อเราถาม ผู้ตอบแบบสอบถาม เกี่ยวกับความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียว ที่พวกเขารู้สึกกับเพื่อนร่วมงาน ที่เข้าร่วมในการประชุม เราพบว่า คนที่เปิดกล้องไว้ สามารถมีส่วนร่วมได้มากขึ้น ด้วยความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียว (รูปที่ 6) นี่อาจหมายความว่าการแสดงออกทางสีหน้า และท่าทางช่วยให้เข้าใจวิธีที่คนอื่นคิด และถ่ายทอดอารมณ์ได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ เราพบว่าการประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้นและผู้คนรู้สึกรับผิดชอบในการเข้าร่วมการประชุมมากขึ้นเมื่อเปิดกล้อง (รูปที่ 7) เมื่อพิจารณาถึงประเด็นทั้งสามนี้ การประชุมออนไลน์ควรดำเนินการโดยเปิดกล้องเสมอเพื่อให้เกิดประสิทธิผล อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริง บางคนอาจฟังได้ในขณะเดินทางเท่านั้น และเราไม่สามารถบังคับให้ผู้อื่นเปิดกล้องได้ อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะให้ความรู้แก่ผู้คนเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกล้องเมื่อเปิดเครื่อง และตัดสินใจว่าเมื่อใดที่ทุกฝ่ายมั่นใจ

บางบริษัทและแผนกอาจมีกฎพื้นฐานเกี่ยวกับสถานะของกล้อง ไม่ว่าในกรณีใด หมายความว่าคุณควรตัดสินใจว่าจะเปิดหรือปิดโดยพิจารณาจากข้อมูลประเภทที่คุณต้องการสื่อ ถึงใคร และขอบเขตเท่าใด

ความรู้สึกของ ความสำเร็จ กับ ความพยายามที่ทำ

จนถึงตอนนี้ เราได้ตรวจสอบแนวคิด ที่ใช้ในการประชุมออนไลน์ และผลกระทบของการเปิด หรือปิดกล้องแล้ว หลังจากนี้ เราจะมาดูความสัมพันธ์ระหว่าง ความพยายามในการประชุมออนไลน์ กับ ความรู้สึกแห่งความสำเร็จ

รูปที่ 8 แสดงในรูปบาร์แบบแท่ง เปอร์เซ็นต์ของผู้ที่พยายามอย่างมีสติ ตามระดับความสำเร็จ ที่รับรู้ได้ในการประชุม ในบรรดาผู้ที่รู้สึกได้ถึงความสำเร็จในการประชุม เปอร์เซ็นต์ ของผู้ที่พยายามอย่างมีสติ เข้าใกล้ 80% ซึ่งสูงมาก

ในทางกลับกัน เพียงประมาณ 40% ของผู้ตอบแบบสอบถาม ที่ตอบว่า พวกเขาไม่รู้สึกถึงความสำเร็จมากนัก และประมาณ 10% ของผู้ตอบแบบสอบถาม ไม่รู้สึกถึงความสำเร็จเลย ความพยายามอย่างมีสติ เราอาจสรุปได้ว่า คนที่พยายามสื่อสาร อย่างมีสติ มีแนวโน้มที่จะรู้สึกถึง ความสำเร็จในการประชุมมากกว่า และผู้ที่รู้สึกถึงความสำเร็จในการประชุม ก็จะพยายามอย่างแข็งขัน

แนวโน้มนี้ยังพบได้ ในอารมณ์ที่แสดง ในรูปที่ 1 เช่น ความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกัน นอกเหนือจากความรู้สึกของความสำเร็จ ดูเหมือนว่า การพยายามแก้ไขปัญหา เพื่อปรับปรุงการสื่อสาร ก็เป็นไปได้ ที่จะชดเชยบางแง่มุม ที่มักจะประสบปัญหาทางออนไลน์ได้

ผลการสำรวจครั้งนี้ แสดงให้เห็นว่า ผู้คนจำนวนมากใช้ความพยายามอย่างแข็งขัน เมื่อเข้าร่วมการประชุมออนไลน์ และความพยายามดังกล่าว ก็ประสบความสำเร็จในการเอาชนะ ข้อเสียบางประการได้

สุดท้ายนี้ ลองมาดูว่า บริษัทต่างๆ สนับสนุนการประชุมออนไลน์ในระดับใด และผู้คนคุ้นเคย กับการประชุมออนไลน์ ในระดับใด ในยุคโควิต-19

การประชุมออนไลน์ สัญลักษณ์แห่งยุคโควิด

บริษัทประมาณ 80% สนับสนุนให้จัด การประชุมออนไลน์เนื่องจากสถานการณ์โควิด-19 นอกจากนี้ หลังจากผ่านไปกว่าหนึ่งปี หลังจากการประชุมออนไลน์ เพิ่มขึ้นอย่างมาก ผู้ตอบแบบสำรวจจำนวนมาก กล่าวว่า พวกเขาคุ้นเคยกับ การประชุมเหล่านี้แล้ว (รูปที่ 9 และ 10) นี่เป็นการเปลี่ยนแปลงเชิงสัญลักษณ์ เมื่อเทียบกับ ช่วงก่อนการแพร่ระบาด ของไวรัสโควิด-19

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าตอนนี้ เราจะคุ้นเคยกับสิ่งเหล่านี้แล้ว แต่ดูเหมือนว่า มีพวกเราเพียงไม่กี่คน ที่มาถึงขั้นที่สามารถใช้ประโยชน์ จากเครื่องมือสื่อสารแบบใหม่นี้ ได้อย่างเต็มที่ ในอนาคต จำเป็นต้องสั่งสมประสบการณ์ และความรู้ที่ก่อให้เกิดประโยชน์ ขณะเดียวกันก็ หลีกเลี่ยงข้อเสียของ การประชุมออนไลน์

สรุปการประชุมออนไลน์

จากการสำรวจ เราพบว่า การประชุมออนไลน์ กลายเป็นเรื่องปกติ และผู้คนที่ใช้สื่อ พยายามสื่อสารระหว่างกัน โดยใช้ความพยายามที่หลากหลาย หากเป็นเช่นนั้น สภาพแวดล้อมในสำนักงาน จะสนับสนุนพวกเขาได้อย่างไร เพื่อเป็นการสร้างสภาพแวดล้อม ที่เอื้อต่อการประชุมออนไลน์ อาจจำเป็นต้อง เตรียมสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น บูธ ห้องส่วนตัว และสตูดิโอสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บ ขณะเดียวกันก็ ปรับแสง และเสียงจากเครื่องปรับอากาศด้วย

บทความนี้ พิมพ์ซ้ำจาก รีวิวความรู้ การออกแบบการทำงาน โดย โอคามูระ

วิจัย: โคอิจิ อิเคดะ (โอคามูระ)
เรียบเรียง: อายาโนะ โยชิดะ
ภาพประกอบและอินโฟกราฟิก: ชินจิ ฮามานา, ฮานา ฟูจิอิ (บีช)
ภาพประกอบ (แบนเนอร์ด้านบน): โตชิโนริ โยเนะมูระ
การผลิต: บริษัท พลัส81