Giao thức mới cho các cuộc họp trực tuyến

Cuộc họp trực tuyến là một phương tiện liên lạc được đặc trưng bởi việc chia sẻ thông tin hình ảnh và âm thanh giữa nhiều người ở những địa điểm xa, không giống như các cuộc gọi điện thoại chỉ dựa vào thông tin âm thanh. Chúng ta hãy xem xét cách mọi người tham gia và sử dụng các cuộc họp trực tuyến.

Trực tiếp Vs. Trực tuyến: Các cuộc họp có cảm giác khác nhau như thế nào?

Chúng tôi đã hỏi 500 công nhân rằng họ cảm thấy mạnh mẽ như thế nào về sự đoàn kết với đồng nghiệp, sự tập trung, v.v. trong các cuộc họp trực tiếp và trực tuyến. Kết quả cho thấy mọi người cảm nhận được những cảm xúc như vậy nhiều hơn trong các cuộc gặp mặt trực tiếp trên diện rộng (Hình 1). Có vẻ như nhiều loại cảm xúc khó truyền tải trong các cuộc họp trực tuyến hơn là trực tiếp. Kết quả không phải là cuộc họp trực tuyến tốt hay xấu, mà là có lẽ chúng ta chưa thể sử dụng những công cụ tiện lợi như vậy để làm lợi thế cho mình.

Ý tưởng cho các cuộc họp trực tuyến

Các cuộc họp trực tuyến ít mang tính giao tiếp hơn so với các cuộc họp trực tiếp. Vậy thì người ta làm gì để vượt qua những trở ngại đó? Ví dụ: chúng ta bắt đầu cuộc gọi điện thoại bằng cách nói “moshi-moshi (xin chào)”, câu mà chúng ta không sử dụng trong cuộc trò chuyện hàng ngày. Tương tự như vậy, mọi người nảy ra ý tưởng và thay đổi cách chúng ta nói chuyện, nhằm nỗ lực tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trong các cuộc họp trực tuyến.

Trong nghiên cứu chung nêu trên giữa Okamura và Đại học Tohoku, chúng tôi đã liệt kê 20 ý tưởng (6 ý tưởng hình ảnh, 7 ý tưởng âm thanh và 7 ý tưởng giao tiếp) được sử dụng trong các cuộc họp trực tuyến và điều tra xem mọi người quan tâm đến chúng đến mức nào (Hình 1). . 2). Từ kết quả, chúng tôi nhận thấy rằng trung bình mỗi người chú ý đến khoảng 9 khía cạnh khi tham gia. Chúng ta có thể thấy mọi người nỗ lực về nhiều mặt khi tham gia cuộc họp trực tuyến. Mặt khác, chúng tôi nhận thấy có khoảng 15% người dân không nỗ lực đặc biệt khi tham gia họp trực tuyến.

Bây giờ, ở trang tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn các khía cạnh mà hơn một nửa số người được hỏi cho biết họ đặc biệt chú ý đến, từ 20 ý tưởng được hiển thị trong Hình 2.

Những khía cạnh mà đa số đặc biệt chú ý tới

Ý tưởng trực quan duy nhất được sử dụng là chia sẻ tài liệu trên màn hình. Kế tiếp, khía cạnh âm thanh mà người được hỏi chú ý đến là âm lượng, tốc độ, cách nói và tránh lẩm bẩm một mình. Mọi người chú ý nhất đến các khía cạnh giao tiếp, chẳng hạn như gọi tên đối phương, đưa ra những lời giải thích phù hợp với đối phương, xác nhận ý định của đối phương, nhắc nhở đối phương nhận xét và lựa chọn thời điểm nói.

Máy ảnh có tạo ra sự khác biệt trong cuộc gọi điện video không?

Những ý tưởng liên quan đến việc trình bày trực quan chỉ có thể được thực hiện với sự trợ giúp của máy ảnh. Nếu vậy, việc bật hoặc tắt camera trong cuộc họp trực tuyến có tạo nên sự khác biệt trong giao tiếp không?

Trước hết, khi được hỏi về trạng thái của camera trong các cuộc họp trực tuyến, câu trả lời phổ biến nhất là nó được bật cho cả người trả lời và bên kia khi cần thiết (Hình 4). Câu trả lời phổ biến thứ hai, ở mức 20%, là camera vẫn tắt cho cả hai bên và 15% số người được hỏi trả lời rằng camera vẫn bật cho cả hai bên. Từ kết quả này, chúng ta có thể phỏng đoán rằng mọi người thích giữ máy ảnh ở cùng một trạng thái cho cả hai bên.

Nếu vậy, trạng thái tâm lý của người tham dự cuộc họp có thay đổi hay không, tùy thuộc vào việc bật hay tắt camera (Hình 5)? Đầu tiên, nhìn vào mức độ tập trung mà mọi người cảm thấy, chúng ta có thể thấy rằng những người luôn để máy ảnh tập trung tốt nhất trong cuộc họp. Mặt khác, chưa đến 30% những người tắt máy ảnh cho biết họ có thể tập trung.

Kiểm tra hiệu ứng của máy ảnh khi được bật

Tương tự, khi chúng tôi hỏi những người trả lời về cảm giác đoàn kết mà họ cảm thấy với các đồng nghiệp tham gia cuộc họp, chúng tôi nhận thấy rằng những người luôn bật máy ảnh có thể tham gia nhiều hơn với cảm giác đoàn kết (Hình 6). Điều này có thể có nghĩa là nét mặt và cử chỉ giúp bạn dễ dàng nắm bắt được cách người khác suy nghĩ và truyền đạt cảm xúc hơn.

Ngoài ra, chúng tôi nhận thấy rằng cuộc họp hiệu quả hơn và mọi người cảm thấy có trách nhiệm hơn khi tham dự cuộc họp khi camera được bật (Hình 7). Xem xét ba khía cạnh này, các cuộc họp trực tuyến phải luôn được tiến hành khi bật camera để có hiệu quả. Tuy nhiên, trên thực tế, một số người chỉ có thể nghe khi đang di chuyển và chúng ta không thể ép người khác bật camera của họ. Có thể là một ý tưởng hay nếu giáo dục mọi người về hiệu quả của máy ảnh khi bật và quyết định khi nào tất cả các bên đều bị thuyết phục.

Một số công ty và phòng ban có thể có các quy tắc cơ bản liên quan đến trạng thái của camera. Trong mọi trường hợp, điều này có nghĩa là bạn nên quyết định bật hay tắt nó dựa trên loại thông tin bạn muốn truyền tải, cho ai và ở mức độ nào.

Cảm giác hoàn thành vs nỗ lực thực hiện

Cho đến nay, chúng ta đã xem xét các ý tưởng được sử dụng cho cuộc họp trực tuyến và tác động của việc bật hoặc tắt máy ảnh. Kế tiếp, chúng ta sẽ xem xét mối quan hệ giữa nỗ lực trong các cuộc họp trực tuyến và cảm giác đạt được thành tích.

Hình 8 thể hiện dưới dạng thanh tỷ lệ phần trăm số người nỗ lực có ý thức, theo mức độ thành tích được cảm nhận trong cuộc họp. Trong số những người cảm thấy hoàn thành một cách mạnh mẽ trong cuộc họp, tỷ lệ những người nỗ lực có ý thức đạt tới 80%, tỷ lệ này rất cao.

Mặt khác, chỉ có khoảng 40% số người được hỏi trả lời rằng họ không cảm thấy có nhiều cảm giác thành tựu và khoảng 10% trong số những người trả lời rằng họ không cảm thấy có chút cảm giác thành tựu nào. nỗ lực có ý thức. Chúng ta có thể kết luận rằng những người cố gắng giao tiếp có nhiều khả năng cảm thấy đạt được thành tựu trong cuộc họp và những người cảm thấy đạt được thành tựu trong cuộc họp sẽ tích cực nỗ lực.

Xu hướng này cũng được quan sát thấy trong những cảm xúc được thể hiện trong Hình 1, chẳng hạn như cảm giác đoàn kết, ngoài cảm giác hoàn thành. Có vẻ như bằng cách chịu khó cải thiện khả năng giao tiếp, có thể bù đắp được một số khía cạnh có xu hướng bị ảnh hưởng trực tuyến.

Kết quả khảo sát này cho thấy nhiều người chủ động nỗ lực khi tham gia các cuộc họp trực tuyến và nỗ lực đó đã khắc phục được một số nhược điểm.

Cuối cùng, hãy cùng xem xét mức độ các công ty khuyến khích họp trực tuyến và mức độ mọi người đã quen với chúng như thế nào trong thời đại COVID-19.

Họp trực tuyến, biểu tượng của kỷ nguyên COVID

Khoảng 80% công ty khuyến khích tiến hành các cuộc họp trực tuyến do ảnh hưởng của COVID-19. Ngoài ra, sau hơn một năm theo dõi sự gia tăng mạnh mẽ của các cuộc họp trực tuyến, nhiều người được hỏi cho biết họ đã quen với chúng (Hình 9 và 10). Đây là sự thay đổi mang tính biểu tượng, so với thời điểm trước dịch Covid-19.

Tuy nhiên, mặc dù bây giờ chúng ta đã quen với chúng, nhưng dường như rất ít người trong chúng ta đã đạt đến giai đoạn có thể tận dụng tối đa lợi thế của một công cụ giao tiếp mới lạ như vậy. Trong tương lai, cần tích lũy kinh nghiệm, bí quyết để phát huy những ưu điểm, đồng thời tránh những nhược điểm của họp trực tuyến.

Tổng hợp các cuộc họp trực tuyến

Từ cuộc khảo sát, chúng tôi nhận thấy rằng các cuộc họp trực tuyến đã trở nên phổ biến và những người sử dụng phương tiện này cố gắng giao tiếp với nhau bằng nhiều nỗ lực khác nhau. Nếu vậy thì môi trường văn phòng có thể hỗ trợ họ như thế nào? Để tạo môi trường thuận lợi cho các cuộc họp trực tuyến, có thể cần chuẩn bị sẵn các cơ sở vật chất như gian hàng, phòng riêng và studio cho hội thảo trên web, đồng thời điều chỉnh ánh sáng và tiếng ồn từ các máy điều hòa không khí.

Bài viết này được in lại từ BÀI ĐÁNH GIÁ THIẾT KẾ KNOWLEDGE của Okamura.

Nghiên cứu: Kouichi Ikeda（Okamura）
Chỉnh sửa: Ayano Yoshida
Minh họa & Đồ họa thông tin: Shinji Hamana, Hana Fujii（Bãi biển）
Minh họa (Biểu ngữ trên cùng): Toshinori Yonemura
Sản xuất: Plus81 Inc.