在线会议新规程

在线会议是一种通信手段，其特点是身处异地的多人共享视觉和听觉信息，而不像电话那样完全依靠声音信息。让我们来看看人们是如何参与和利用在线会议的。

面对面与在线：会议的感受有何不同？

我们询问了 500 名员工，在面对面会议和在线会议期间，他们分别对与同事团结一致、集中精力等感觉有多强烈。结果显示，人们在面对面会议中更容易感受到这些情绪（图 1）。看来，与面谈相比，各种情绪在在线会议中更难传达。这些结果并不是说在线会议有好坏之分，而是说我们也许还没有能力利用这种便捷的工具来发挥我们的优势。

在线会议创意

与面对面的会议相比，在线会议的沟通较少。那么，为了克服这些障碍，人们会做些什么呢？例如，我们在电话开始时会说 "moshi-moshi（你好）"，而这在日常对话中并不常用。同样，为了促进在线会议中的交流，人们会想出各种点子，改变我们说话的方式。

在上述奥卡姆拉和东北大学的联合研究中，我们列出了在线会议中使用的 20 个想法（6 个视觉想法、7 个听觉想法和 7 个交流想法），并调查了人们对这些想法的关注程度（图 2）。从结果中我们发现，每个人在参与时平均关注了约 9 个方面。由此可见，人们在参与在线会议时会在很多方面做出努力。另一方面，我们发现约有 15%的人在参加在线会议时没有做出任何特别努力。

下一页，我们将从图 2 所示的 20 个想法中，仔细分析半数以上受访者表示特别关注的方 面。

大多数人特别关注的方面

唯一采用的视觉概念是在屏幕上共享资料。下一页在听觉方面，受访者注意的是说话的音量、速度和方式，以及避免喃喃自语。人们最关注的是交流方面，如称呼对方的名字、提供适合对方的解释、确认对方的意图、提示对方发言以及选择何时发言。

摄像头在视频通话过程中会产生影响吗？

只有借助摄像头才能实现有关视觉演示的想法。如果是这样，那么在在线会议期间打开或关闭摄像头是否会对交流产生影响？

首先，当被问及在线会议中摄像头的状态时，最常见的答案是在必要时为应答者和对方打开摄像头（图 4）。其次，有 20% 的受访者回答双方都没有打开摄像头，15% 的受访者回答双方都打开了摄像头。从这一结果我们可以推测，人们更愿意让摄像头对双方都保持同样的状态。

如果是这样，那么参加会议的人的心理状态是否会随着相机的开启或关闭而发生变化（图 5）？首先，从人们的注意力集中程度来看，我们可以发现，开着摄像头的人在会议期间注意力最集中。另一方面，只有不到 30% 的人在关闭摄像头时表示可以集中注意力。

验证摄像机开启时的效果

同样，当我们询问受访者他们与参加会议的同事之间的团结感时，我们发现那些一直戴着相机的人更能以团结感参与会议（图 6）。这可能意味着，面部表情和手势更容易掌握他人的想法并传达情感。

此外，我们还发现，当摄像头打开时，会议更有成效，人们对参加会议也更有责任感（图 7）。考虑到这三个方面，在线会议应始终在打开摄像头的情况下进行，这样才能取得成效。然而，在现实中，有些人可能只能在移动中收听，我们不能强迫其他人打开摄像头。不妨让大家了解摄像头开启后的效果，并在各方都信服的情况下再做决定。

有些公司和部门可能对摄像头的状态有基本规定。无论如何，这意味着你应该根据自己想要传达的信息种类、对象和程度来决定是打开还是关闭摄像头。

成就感与付出的努力

到目前为止，我们已经研究了用于在线会议的想法以及打开或关闭摄像头的效果。接下来，我们将探讨在线会议中的努力与成就感之间的关系。

图 8 以柱状图的形式显示了根据在会议中感受到的成就感，有意识地做出努力的人所占的 百分比。在会议中强烈感受到成就感的人中，有意识地做出努力的比例接近 80%，这是非常高的。

另一方面，在回答 "没有什么成就感 "的受访者中，只有约 40%的人有意识地做出了努力，而在回答 "完全没有成就感 "的受访者中，只有约 10%的人做出了努力。我们可以得出这样的结论：有意识地努力进行交流的人更有可能在会议中感受到成就感，而在会议中感受到成就感的人则会积极努力。

在图 1 所示的情绪中也观察到了这种倾向，如成就感之外的团结感。看来，只要花点心思改善交流，就有可能弥补在线交流的某些不足。

这次调查的结果表明，许多人在参加在线会议时都积极努力，这些努力成功地克服了一些缺点。

最后，我们来看看在新冠疫情期间，企业对线上会议的鼓励程度，以及人们对线上会议的习惯程度。

线上会议是新冠疫情时代的标志

由于 COVID-19 的存在，约 80% 的公司鼓励在线召开会议。此外，在在线会议急剧增加一年多之后，许多受访者表示他们已经习惯了在线会议（图 9 和图 10）。与 COVID-19 发布前相比，这是一个标志性的变化。

然而，尽管我们现在已经习以为常，但似乎很少有人已经达到能够充分利用这种新颖交流工具的阶段。今后，有必要积累经验和诀窍，以发挥在线会议的优势，同时避免其劣势。

线上会议总结

从调查中我们发现，在线会议已变得司空见惯，使用这种媒介的人试图通过各种努力相互沟通。既然如此，办公环境又该如何为其提供支持呢？为了营造有利于在线会议的环境，可能有必要为网络会议准备包间、私人房间和工作室等设施，同时调整照明和空调噪音。

本文摘自Okamura的《知识工作设计评论》。

研究：池田洸一（奥卡姆拉）
編輯：吉田绫乃
插图及信息图：Shinji Hamana、Hana Fujii（海滩）
插图（顶部横幅）：Toshinori Yonemura
制作：Plus81 inc.