Un nuevo protocolo para reuniones en línea

Las reuniones en línea son un medio de comunicación que se caracteriza por el intercambio de información visual y auditiva entre varias personas ubicadas en lugares remotos, a diferencia de las llamadas telefónicas, que se basan exclusivamente en información de audio. Analicemos cómo las personas participan y utilizan las reuniones en línea.

Reuniones presenciales frente a reuniones en línea: ¿Qué diferencias se perciben?

Preguntamos a 500 trabajadores qué tan intensamente sentían unidad con sus colegas, concentración, etc., durante las reuniones presenciales y en línea, respectivamente. Los resultados muestran que las personas experimentan estas emociones con mayor intensidad durante las reuniones presenciales, en general (Fig. 1). Parece que una amplia gama de emociones es más difícil de transmitir en las reuniones en línea que en las presenciales. Los resultados no indican que las reuniones en línea sean buenas o malas, sino que quizás aún no somos capaces de aprovechar al máximo estas herramientas tan convenientes.

Ideas para reuniones en línea

Las reuniones en línea son menos comunicativas que las presenciales. ¿Qué estrategias se utilizan para superar estos obstáculos? Por ejemplo, al iniciar las llamadas telefónicas decimos "moshi-moshi" (hola), un saludo que no usamos en la conversación cotidiana. De igual manera, se proponen ideas y se modifica la forma de hablar para facilitar la comunicación durante las reuniones en línea.

En la investigación conjunta entre Okamura y la Universidad de Tohoku, mencionada anteriormente, se enumeraron 20 ideas (6 visuales, 7 auditivas y 7 de comunicación) utilizadas durante las reuniones en línea, y se investigó el grado de atención que los participantes les prestaban (Fig. 2). Los resultados mostraron que, en promedio, cada participante prestaba atención a unos 9 aspectos durante su participación. Esto indica que los participantes realizan diversos esfuerzos al participar en una reunión en línea. Por otro lado, se observó que alrededor del 15 % de los participantes no realizaba ningún esfuerzo especial al participar en dichas reuniones.

Ahora, en la página siguiente, analizaremos con más detalle los aspectos a los que más de la mitad de los encuestados dijeron prestar especial atención, de las 20 ideas que se muestran en la Figura 2.

Aspectos a los que la mayoría presta especial atención

La única idea visual empleada fue compartir material en pantalla. Siguiente, los aspectos auditivos a los que los participantes prestaron atención fueron el volumen, la velocidad y la forma de hablar, así como evitar murmurar para sí mismos. La gente prestó mayor atención a los aspectos comunicativos, como llamar a la otra persona por su nombre, ofrecer explicaciones adaptadas a ella, confirmar sus intenciones, invitarla a intervenir y elegir el momento adecuado para hablar.

¿La cámara influye en las videollamadas?

Las ideas relativas a la presentación visual solo pueden llevarse a cabo con la ayuda de la cámara. En ese caso, ¿influye en la comunicación el hecho de encender o apagar la cámara durante las reuniones en línea?

En primer lugar, al preguntar sobre el estado de la cámara en las reuniones en línea, la respuesta más común fue que estaba encendida tanto para el participante como para la otra persona cuando era necesario (Fig. 4). La segunda respuesta más común, con un 20%, fue que la cámara permanecía apagada para ambos participantes, y el 15% de los encuestados respondió que permanecía encendida para ambos. A partir de este resultado, podemos deducir que las personas prefieren mantener la cámara encendida para ambos participantes.

En ese caso, ¿cambia el estado psicológico de la persona que asiste a la reunión según si la cámara está encendida o apagada (Fig. 5)? En primer lugar, al observar el nivel de concentración que sienten las personas, podemos ver que quienes mantienen sus cámaras encendidas se concentran mejor durante la reunión. Por otro lado, menos del 30 % de las personas que mantuvieron sus cámaras apagadas dijeron poder concentrarse.

Verificación del efecto que tiene la cámara cuando está encendida.

De igual modo, al preguntar a los participantes sobre la sensación de unidad que experimentaban con sus compañeros durante la reunión, observamos que quienes mantenían sus cámaras encendidas participaban con mayor sensación de unidad (Fig. 6). Esto podría indicar que las expresiones faciales y los gestos facilitan la comprensión del pensamiento ajeno y la transmisión de emociones.

Además, observamos que la reunión fue más productiva y los participantes se sintieron más comprometidos con su asistencia cuando la cámara estaba encendida (Fig. 7). Teniendo en cuenta estos tres aspectos, las reuniones en línea deberían realizarse siempre con la cámara encendida para ser productivas. Sin embargo, en la práctica, algunas personas solo pueden escuchar la reunión mientras se desplazan, y no podemos obligar a los demás a encender su cámara. Sería conveniente informar a los participantes sobre la eficacia de la cámara encendida y decidir cuándo todos los participantes están convencidos.

Algunas empresas y departamentos pueden tener normas básicas sobre el estado de la cámara. En cualquier caso, esto significa que debes decidir si la enciendes o la apagas en función del tipo de información que quieras transmitir, a quién y en qué medida.

Sensación de logro frente al esfuerzo realizado

Hasta ahora, hemos analizado las ideas utilizadas para las reuniones en línea y los efectos de encender o apagar la cámara. Siguiente, veremos la relación entre el esfuerzo realizado en las reuniones en línea y la sensación de logro.

La figura 8 muestra en forma de barras el porcentaje de personas que realizan un esfuerzo consciente, según el grado de satisfacción percibida en la reunión. De quienes experimentan una fuerte sensación de logro en la reunión, el porcentaje de quienes realizan un esfuerzo consciente se acerca al 80%, lo cual es muy alto.

Por otro lado, solo alrededor del 40% de los encuestados que respondieron que no sentían mucha satisfacción, y aproximadamente el 10% de quienes respondieron que no sentían ninguna satisfacción, hicieron un esfuerzo consciente. Podemos concluir que las personas que se esfuerzan conscientemente por comunicarse tienen más probabilidades de sentir satisfacción en la reunión, y quienes sienten satisfacción en la reunión se esfuerzan activamente por hacerlo.

Esta tendencia también se observó en las emociones mostradas en la Figura 1, como el sentimiento de unidad, además del de logro. Parece que, al esforzarse por mejorar la comunicación, es posible compensar algunos de los aspectos que suelen verse afectados en el entorno digital.

Los resultados de esta encuesta demuestran que muchas personas se esfuerzan activamente al asistir a reuniones en línea, y que dichos esfuerzos logran superar algunas de las desventajas.

Por último, veamos hasta qué punto las empresas fomentan las reuniones en línea y hasta qué punto las personas se han acostumbrado a ellas en la era de la COVID-19.

Las reuniones en línea, un símbolo de la era COVID.

Aproximadamente el 80 % de las empresas fomentan la celebración de reuniones en línea debido a la COVID-19. Además, tras más de un año de un aumento drástico en las reuniones virtuales, muchos encuestados afirman haberse acostumbrado a ellas (Figuras 9 y 10). Esto representa un cambio simbólico en comparación con la situación anterior a la COVID-19.

Sin embargo, aunque ya nos hemos acostumbrado a ellas, pocos parecemos haber alcanzado el nivel necesario para aprovechar al máximo esta novedosa herramienta de comunicación. En el futuro, será necesario acumular experiencia y conocimientos que permitan potenciar las ventajas y minimizar las desventajas de las reuniones en línea.

Resumen de reuniones en línea

Según la encuesta, las reuniones en línea se han vuelto habituales y quienes las utilizan intentan comunicarse entre sí mediante diversos métodos. En ese caso, ¿cómo puede el entorno de oficina facilitar esta comunicación? Para crear un ambiente propicio para las reuniones en línea, puede ser necesario acondicionar instalaciones como cabinas, salas privadas y estudios para seminarios web, además de ajustar la iluminación y el nivel de ruido del aire acondicionado.

Este artículo fue reimpreso de KNOWLEDGE WORK DESIGN REVIEW por Okamura.

Investigación: Kouichi Ikeda (Okamura)
Editar: Ayano Yoshida
Ilustración e infografía: Shinji Hamana, Hana Fujii (Playa)
Ilustración (banner superior): Toshinori Yonemura
Producción: Plus81 inc.