Un nouveau protocole pour les réunions en ligne

Les réunions en ligne sont un moyen de communication caractérisé par le partage d'informations visuelles et sonores entre plusieurs personnes situées à distance, contrairement aux appels téléphoniques qui reposent exclusivement sur l'audio. Examinons comment les gens participent aux réunions en ligne et les utilisent.

Réunions en présentiel ou en ligne : quelles différences ?

Nous avons interrogé 500 travailleurs sur l'intensité de leur sentiment d'appartenance à une équipe, leur niveau de concentration, etc., lors de réunions en présentiel et en ligne. Les résultats montrent que, de manière générale, ces émotions sont plus fortes lors des réunions en présentiel (Fig. 1). Il semble qu'il soit plus difficile d'exprimer un large éventail d'émotions lors de réunions en ligne qu'en présentiel. Ces résultats ne remettent pas en question la qualité des réunions en ligne, mais indiquent plutôt que nous ne sommes peut-être pas encore capables d'exploiter pleinement le potentiel de ces outils pourtant pratiques.

Idées pour des réunions en ligne

Les réunions en ligne sont moins propices à la communication que les réunions en présentiel. Alors, comment s'y prennent-ils pour surmonter cet obstacle ? Par exemple, on commence les appels téléphoniques par un simple « moshi-moshi » (bonjour), une formule qu'on n'utilise pas au quotidien. De même, on adapte sa façon de parler pour faciliter la communication lors des réunions en ligne.

Dans le cadre de l'étude conjointe menée par Okamura et l'Université de Tohoku mentionnée précédemment, nous avons recensé 20 idées (6 idées visuelles, 7 idées auditives et 7 idées de communication) utilisées lors de réunions en ligne et analysé le degré d'attention porté à ces idées par les participants (Fig. 2). Les résultats montrent que chaque participant s'est concentré en moyenne sur environ 9 aspects. On constate donc que les participants déploient des efforts variés lors des réunions en ligne. Cependant, nous avons également observé qu'environ 15 % d'entre eux n'ont fourni aucun effort particulier.

Maintenant, à la page suivante, nous examinerons de plus près les aspects auxquels plus de la moitié des répondants ont dit avoir accordé une attention particulière, parmi les 20 idées présentées dans la figure 2.

Aspects auxquels la majorité accorde une attention particulière

La seule idée visuelle employée consistait à partager des documents à l'écran. Ensuite, les aspects auditifs auxquels les participants ont prêté attention étaient le volume, le débit et la manière de parler, ainsi que le fait d'éviter de marmonner. Les participants ont accordé la plus grande importance aux aspects communicationnels, tels que le fait d'appeler l'autre personne par son nom, de fournir des explications adaptées à l'autre personne, de confirmer ses intentions, de l'inciter à s'exprimer et de choisir le moment opportun pour parler.

La caméra a-t-elle une incidence sur les appels vidéo ?

Les idées relatives à la présentation visuelle ne peuvent être mises en œuvre qu'à l'aide d'une caméra. Dès lors, activer ou désactiver la caméra lors des réunions en ligne a-t-il une incidence sur la communication ?

Tout d'abord, interrogés sur l'état de la caméra lors des réunions en ligne, la réponse la plus fréquente était qu'elle était activée pour les deux participants, si nécessaire (Fig. 4). La deuxième réponse la plus fréquente (20 %) était que la caméra restait désactivée pour les deux parties, tandis que 15 % des répondants ont indiqué qu'elle restait activée pour les deux. Ce résultat suggère que les utilisateurs préfèrent que la caméra reste dans le même état pour les deux participants.

Si oui, l'état psychologique du participant à la réunion change-t-il selon que sa caméra est allumée ou éteinte (Fig. 5) ? Premièrement, concernant le niveau de concentration perçu, on constate que les personnes qui gardent leur caméra allumée sont celles qui se concentrent le mieux pendant la réunion. En revanche, moins de 30 % des personnes qui ont éteint leur caméra ont déclaré pouvoir se concentrer.

Vérification de l'effet de la caméra lorsqu'elle est allumée

De même, lorsque nous avons interrogé les participants sur leur sentiment d'appartenance à un groupe avec leurs collègues présents à la réunion, nous avons constaté que ceux qui avaient laissé leur caméra allumée participaient davantage et ressentaient un plus fort sentiment d'unité (Fig. 6). Cela pourrait signifier que les expressions faciales et les gestes facilitent la compréhension des pensées d'autrui et la transmission des émotions.

De plus, nous avons constaté que la réunion était plus productive et que les participants se sentaient plus impliqués lorsque leur caméra était activée (Fig. 7). Compte tenu de ces trois aspects, les réunions en ligne devraient systématiquement se dérouler avec la caméra activée pour être productives. Cependant, en pratique, certaines personnes ne peuvent écouter qu'en déplacement, et nous ne pouvons pas obliger les autres à activer leur caméra. Il serait judicieux de sensibiliser les participants à l'efficacité de la caméra activée et de décider du moment où tous les participants seront convaincus.

Certaines entreprises et certains services peuvent avoir des règles de base concernant l'activation ou la désactivation de la caméra. Dans tous les cas, cela signifie que vous devez décider de l'activer ou de la désactiver en fonction du type d'informations que vous souhaitez transmettre, à qui et dans quelle mesure.

Sentiment d'accomplissement vs effort fourni

Jusqu'à présent, nous avons examiné les concepts utilisés lors des réunions en ligne et l'impact de l'activation ou de la désactivation de la caméra. Nous allons maintenant étudier le lien entre l'effort fourni lors des réunions en ligne et le sentiment d'accomplissement.

La figure 8 présente, sous forme de barres, le pourcentage de personnes qui font un effort conscient, en fonction du degré de satisfaction ressenti lors de la réunion. Parmi celles qui éprouvent un fort sentiment d'accomplissement, près de 80 % font un effort conscient, ce qui est très élevé.

En revanche, seulement 40 % environ des répondants qui ont déclaré ne pas ressentir un grand sentiment d'accomplissement, et environ 10 % de ceux qui ont déclaré ne ressentir aucun sentiment d'accomplissement, ont fait un effort conscient. On peut en conclure que les personnes qui s'efforcent consciemment de communiquer sont plus susceptibles de ressentir un sentiment d'accomplissement lors de la réunion, et que celles qui ressentent un sentiment d'accomplissement lors de la réunion font activement des efforts.

Cette tendance se retrouve également dans les émotions illustrées par la figure 1, comme le sentiment d'unité, en plus du sentiment d'accomplissement. Il semblerait qu'en s'efforçant d'améliorer la communication, il soit possible de compenser certains aspects qui ont tendance à être négligés en ligne.

Les résultats de cette enquête montrent que de nombreuses personnes font activement des efforts lorsqu'elles participent à des réunions en ligne, et que ces efforts permettent de surmonter certains inconvénients.

Enfin, examinons dans quelle mesure les entreprises encouragent les réunions en ligne et dans quelle mesure les gens s'y sont habitués à l'ère de la COVID-19.

Réunions en ligne, symbole de l'ère COVID

Environ 80 % des entreprises encouragent la tenue de réunions en ligne en raison de la COVID-19. De plus, plus d'un an après une forte augmentation de ces réunions, de nombreux répondants affirment s'y être habitués (figures 9 et 10). Il s'agit d'un changement significatif par rapport à la période précédant la pandémie.

Cependant, même si nous y sommes désormais habitués, rares sont ceux qui semblent maîtriser pleinement cet outil de communication novateur. À l'avenir, il sera nécessaire d'acquérir l'expérience et le savoir-faire nécessaires pour optimiser les avantages des réunions en ligne tout en minimisant leurs inconvénients.

Résumé des réunions en ligne

L'enquête a révélé que les réunions en ligne sont devenues monnaie courante et que les personnes qui les utilisent déploient divers efforts pour communiquer entre elles. Dès lors, comment l'environnement de bureau peut-il les soutenir ? Afin de créer un environnement propice aux réunions en ligne, il peut être nécessaire d'aménager des espaces tels que des cabines, des salles privées et des studios pour les webinaires, tout en adaptant l'éclairage et en limitant le bruit de la climatisation.

Cet article a été réimprimé à partir de la revue KNOWLEDGE WORK DESIGN REVIEW par Okamura.

Recherche : Kouichi Ikeda（Okamura）
Edit : Ayano Yoshida
Illustration et infographie : Shinji Hamana, Hana Fujii (Plage)
Illustration (Bannière supérieure) : Toshinori Yonemura
Production : Plus81 inc.